Doxa

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Intervista pubblicata su Document.it&IT Services Marzo - Aprile 2016

In oltre 60 anni di attività Doxa ha raggiunto una posizione di leadership nell’ambito delle ricerche di mercato. L’azienda ha sviluppato una conoscenza approfondita di differenti ambiti e settori merceologici operando mediante società integrate nel corso degli anni: DuePuntoZero per l’analisi del mercato digitale, DoxaPharma nel settore farmaceutico, Connexia per la comunicazione digitale, Doxa Digital e iCorporate per l’integrazione del marketing digitale e la comunicazione corporate. 
La partnership con Ricoh è nata dall’esigenza di uniformare e ottimizzare le tecnologie per la gestione documentale presenti nelle varie società. Il progetto è poi andato oltre: Doxa ha scelto le soluzioni Ricoh per la videoconferenza con l’obiettivo di migliorare la collaborazione tra le varie sedi e con i propri clienti. Ne parliamo con Maurizio Sivieri, Operations Manager di Doxa.

QUALE È IL RUOLO DELL’ICT IN UNA AZIENDA COME DOXA?
L’ICT si sta sempre più affermando come leva strategica. Doxa è molto interessata alle tecnologie che
facilitano la gestione e lo scambio delle informazioni in formato digitale. Tutte le nostre attività si basano
sulla gestione di elevati volumi di dati per cui per noi è fondamentale migliorare l’efficienza dei processi per
la raccolta, l’elaborazione, la distribuzione e l’archiviazione di tali dati, ponendo ovviamente attenzione
all’aspetto della sicurezza. Senza l’CT tutto questo non sarebbe possibile.

DATO DIGITALE E INFORMAZIONI CARTACEE CONVIVONO QUINDI IN DOXA...
Nei nostri uffici molti documenti vengono ancora stampanti, per cui il printing è un ambito che non
può essere trascurato. Come conseguenza dell’integrazione di diverse società, Doxa è diventata una
realtà molto articolata e ci siamo trovati a gestire un ambiente di stampa molto eterogeneo. Ogni società
utilizzava dispositivi differenti e all’interno c’era molto frazionamento, con un eccessivo numero di stampanti per utilizzo personale.

COME SIETE INTERVENUTI PER INNOVARE L’AMBIENTE DI STAMPA?
Un paio di anni fa abbiamo deciso di rivedere la situazione e valutato la proposta di diversi fornitori.
Abbiamo scelto Ricoh non solo per la proposta economica, ma anche per le possibilità offerte da questo
fornitore in termini di innovazione e di supporto. Gli specialisti di Ricoh hanno effettuato una analisi dell’esistente, individuando i costi – anche quelli “nascosti” – connessi alla produzione documentale. Al termine di questa analisi Ricoh ha progettato il nuovo ambiente di stampa di tre sedi, due situate a Milano – in una di queste è situato il call center – e l’altra a Roma. Per migliorare la gestione dei costi e dei dispositivi abbiamo installato Equitrac.
Grazie al software Ricoh riusciamo a gestire le spese per centri di costo e a tracciare la produzione in tutta
l’azienda per capire quanto spendono le varie società, per quali progetti etc. Oltre ai dispositivi office abbiamo installato due soluzioni production (Ricoh Pro C5100S) grazie alle quali gestiamo l’elevata produzione documentale del nostro centro di calcolo oppure la stampa di documenti a supporto della rete degli intervistatori.

CON QUALI VANTAGGI?
Prima di tutto la riduzione e il controllo dei costi resi possibili dalla razionalizzazione dell’ambiente
di stampa e dalle funzionalità di Equitrac. Oltre alla reportistica, Equitrac mette a disposizione la stampa
follow-you; in pratica i documenti vengono rilasciati solo dopo che gli utenti hanno completato l’autenticazione alla periferica. Questo migliora la sicurezza delle informazioni ed elimina lo spreco derivante da documenti lanciati in stampa e poi non ritirati. Inoltre, dal momento che i lavori di copia e stampa sono monitorati, Equitrac favorisce l’utilizzo responsabile delle risorse aziendali. Ora abbiamo un unico punto di contatto per tutti gli aspetti riguardanti la fornitura dei consumabili, l’assistenza tecnica e la manutenzione, per cui la gestione dell’ambiente di stampa è semplificata.

RICOH È VOSTRO PARTNER ANCHE PER GLI ASPETTI CHE RIGUARDANO LA COMUNICAZIONE...
Avevamo necessità di soluzioni di videoconferenza professionali per il collegamento tra la sede di Milano
e quella di Roma. Nella sede di Milano ci sono dodici sale riunioni e in quella di Roma tre, per cui era importante che i sistemi fossero facilmente trasportabili da uno spazio all’altro. Ricoh ci ha proposto Ricoh
Unified Communication System P3500, una soluzione portatile e facilmente installabile. Il sistema è compatibile con i sistemi di videoconferenza di altri produttori per cui – oltre che per collegare le nostre due sedi – lo utilizziamo per comunicare con i nostri clienti. Sempre per quanto riguarda i sistemi per la comunicazione visiva abbiamo installato la lavagna interattiva Ricoh D5500 che utilizziamo interfacciandola alla videoconferenza oppure per effettuare presentazioni. Rispetto ai monitor tradizionali la lavagna interattiva consente di salvare e condividere contenuti migliorando l’efficacia della collaborazione.

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