Nella transizione verso modalità di lavoro completamente digitali, molte aziende scelgono di risolvere le problematiche relative alla ricerca delle informazioni nel breve termine, per cui l'archiviazione di documenti fisici viene integrata o sostituita dalle scansioni. Per fare un esempio, le ricevute vengono scansionate e archiviate digitalmente spesso quando la carta termica è ormai sbiadita.

 

Funzionalità, efficienza e compliance devono soddisfare standard specifici a seconda del luogo e del settore in cui si opera. Occorre quindi fare in modo di poter non solo digitalizzare i documenti mediante la scansione, ma anche indicizzarli, per poterli poi ricercare e recuperare. Questo in pratica significa digitalizzare ogni riga di testo per avere le informazioni giuste disponibili con una ricerca, in pochi secondi.

 

La soluzione è rappresentata dai sistemi di gestione documentale (DMS) che rendono possibile l'archiviazione digitale di tutte le informazioni. Inoltre, supportano le aziende nelle attività di scansione di documenti in entrata, come ad esempio le fatture o le bolle di consegna. In questo modo, tutti i file rilevanti saranno disponibili in un unico "contenitore" digitale e l'archiviazione potrà passare sul cloud o nei server dell'azienda.

 

Il risultato è un flusso di lavoro ottimizzato, perché i dipendenti autorizzati avranno accesso a tutti i dati rilevanti, indipendentemente da dove si trovino a lavorare o dal dispositivo utilizzato. Inoltre, è possibile proteggere più facilmente i documenti critici da accessi non autorizzati, grazie all'utilizzo di password, ID e indirizzi IP. Le reti VPN rendono l'accesso ai file da remoto sicuro quanto l'accesso che avviene in ufficio.