citizen communication management

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Il CIO del settore pubblico del futuro

The Public Sector CIO of Tomorrow

I dirigenti europei hanno definito le caratteristiche principali richieste ai CIO del settore pubblico del futuro per avere successo

Citizen Communication Management aiuta l'Amministrazione pubblica a comunicare con i cittadini attraverso il canale digitale permettendo di superare sistemi cartacei dispendiosi e inefficienti.

Fare di più con meno...

Al giorno d'oggi il settore pubblico va incontro a sfide importanti. Si trova infatti ad affrontare non solo una situazione economica mutevole, ma anche il necessario passaggio a processi operativi più efficienti. I cittadini si aspettano che gli enti pubblici facciano sempre di più con risorse minori. Dall'altro lato, le istituzioni stesse sono alla ricerca di partner tecnologici per poter aumentare l'efficienza e ridurre i costi.

Gli enti pubblici entrano in contatto con i cittadini ad esempio per la gestione delle multe e per offrire consulenza sulle tasse comunali e sul pagamento delle bollette. Tutto ciò avviene con documenti cartacei che incrementano in maniera significativa i costi, soprattutto quelli relativi alla spedizione e alla stampa. Comunicare con i cittadini attraverso mezzi digitali può ridurre del 57 per cento il costo di emissione dei vari documenti*

Comunicare attraverso diversi canali, in particolare quello digitale, potrebbe favorire e accelerare i pagamenti, consentendo un aumento del capitale circolante all'interno delle istituzioni.

* E-Invoicing/E-Billing: The catalyst for AR/AP automation, Billentis. Sponsorizzato da Ricoh

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Verso un ambiente di lavoro digitale

Combinando in una stessa soluzione consulenza e outsourcing il servizio Citizen Communication Management di Ricoh consente alle istituzioni di comunicare con i cittadini utilizzando strumenti digitali.

Il servizio permette alle organizzazioni di entrare in contatto con i cittadini attraverso diversi canali. Ciò permette la ricezione dei documenti nel formato desiderato. Con il passare del tempo la digitalizzazione dei documenti crescerà portando a elevati risparmi sui costi.

Ricoh si fa subito carico di tutti i documenti cartacei acquisendoli tramite scansione e archiviandoli nel sistema esistente. Ciò assicura la conversione di tutti i documenti in formato digitale indipendentemente dal canale attraverso cui vengono ricevuti. In questo modo gli enti pubblici possono disporre dei mezzi necessari per gestire il flusso di informazioni in uscita assicurando ai cittadini di ricevere ogni comunicazione nel formato desiderato.

Nel caso specifico dei solleciti inviati per i pagamenti arretrati la transizione verso mezzi di comunicazione digitali riduce nel tempo i costi in maniera significativa.

Tutti i dati raccolti e le comunicazioni sono disponibili in ogni momento nel cloud di Ricoh. I centri dati di livello 3 offrono opzioni di sicurezza e di recupero a più livelli garantendo un ambiente affidabile per l'elaborazione e l'archiviazione dei dati confidenziali.

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Vantaggi

  • I cittadini ricevono le informazioni nel formato desiderato. In questo modo la fiducia nei confronti delle istituzioni aumenta e i costi si riducono

  • La scansione e la raccolta dei dati incrementano la sicurezza delle informazioni confidenziali dei cittadini

  • La classificazione e il raggruppamento dei documenti da inviare porta a una riduzione dei costi di spedizione

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Casi di successo

Maggiori informazioni su come Citizen Communication Management e la suite di soluzioni Ricoh per documenti e dati ha già aiutato alcuni enti pubblici a migliorare il servizio ai cittadini:

  • Il comune di Amsterdam (DBGA) ha usufruito del servizio di outsourcing per 1,7 milioni di moduli aumentando in questo modo l'efficienza e riducendo i costi

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02.91987100
(Fax: 02 91987555)

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